Voluit Suite Updates t/m 1 november 2026: kalenders, klantenportaal en cursussen

In dit deel: je eigen videobellen in Voluit Suite, badges in je community, inzicht in hoe je cursusvideo's bekeken worden en een Klantenportaal waar klanten cursussen kopen en sessies boeken. Daarna de updates in Kalenders, met Verhuur als laatste.

Deze week zijn er zoveel updates dat ik ze over zeven blogs heb verdeeld, per onderwerp:

• Formulieren en afrekenen
• Automatiseringen
• Gesprekken, WhatsApp en Conversatie AI
• Kalenders, klantenportaal en cursussen (dit deel)
• E-mail, advertenties en reputatie
• Contacten en AI-agents
• Websites, merkborden en QR-codes

Vergaderruimte: videobellen, opnemen en AI-samenvattingen in Voluit Suite

Wat is er nieuw?

Vergaderruimte (Meeting Room) is een ingebouwde plek om te videobellen. Plannen, bellen, opnemen, transcripten en een AI-samenvatting zitten in Voluit Suite zelf. Je hebt er geen losse Zoom- of Google Meet-link meer voor nodig.

• Een persoonlijke vergaderruimte met een vaste link die je steeds opnieuw gebruikt.
• Direct een meeting starten zonder dat er een afspraak staat.
• Elke kalenderafspraak krijgt automatisch een eigen link naar de vergaderruimte.
• Gasten uitnodigen via een link. Zij hebben geen account nodig.
• HD-video en audio, scherm delen en een chat tijdens het gesprek.
• Medehosts aanwijzen en bepalen wie de microfoon, camera of het scherm delen mag gebruiken.
• Een wachtruimte en een toegangscode om je meeting af te schermen.
• Reacties, hand opsteken en verschillende weergaven van het scherm.
• Een eigen achtergrond uploaden als je ingelogd bent.
• Beeld-in-beeld, zodat je de meeting blijft zien terwijl je iets anders doet.

Opnames en geschiedenis

Je neemt een gesprek op en kijkt het later terug in de Meetinggeschiedenis (Meeting History). Per meeting vind je daar, als ze beschikbaar zijn:

• de opname;
• een transcript waarin staat wie wat zei;
• de deelnemers en de gegevens van de meeting.

AI-samenvatting

Vanuit het transcript maak je een AI-samenvatting met:

• de belangrijkste punten;
• actiepunten en vervolgstappen;
• de beslissingen die zijn genomen.

Hoe werkt het?

1. Klik in het menu aan de zijkant op Vergaderruimte (Meeting Rooms).
2. Maak je persoonlijke vergaderruimte aan of start meteen een meeting.
3. Wil je de vergaderruimte gebruiken voor geboekte afspraken? Kies dan bij het instellen van je kalender Vergaderruimte (Meeting Room) als locatie van de afspraak.

Waarom is dit nuttig?

• Je coachsessies, intakes, trainingen en demo's lopen via Voluit Suite. Klanten krijgen bij hun boeking automatisch de juiste link.
• Na een sessie heb je de opname, het transcript en de actiepunten bij elkaar. Je hoeft tijdens het gesprek minder mee te schrijven.
• Je hebt een abonnement op een losse videotool minder nodig.

Vergaderruimte: deelnemers in groepjes laten werken met breakout rooms

Wat is er nieuw?

In de vergaderruimte deel je een meeting nu op in kleinere groepen, zonder de meeting te verlaten.

• Tot 100 breakout rooms in één meeting.
• Deelnemers automatisch of zelf indelen.
• Deelnemers laten kiezen in welke ruimte ze gaan.
• Ruimtes een naam geven en de indeling aanpassen voordat de groepjes starten.

Als host kun je tijdens de sessie:

• deelnemers naar een andere ruimte verplaatsen;
• zelf in elke ruimte meekijken;
• één bericht naar alle ruimtes tegelijk sturen;
• een timer instellen en de sessie verlengen;
• iedereen automatisch terug laten komen in de hoofdmeeting als de tijd om is.

Opnemen en live transcriberen stel je per ruimte in. Je ziet in één oogopslag in welke ruimtes er wordt opgenomen of getranscribeerd.

Deelnemers gaan met één klik naar hun ruimte of worden automatisch verplaatst. Mag het van de host, dan kiezen of wisselen ze zelf. Ze krijgen een aftelmelding voordat de groepjes eindigen.

Hoe werkt het?

1. Klik tijdens een meeting in de werkbalk op Breakout Rooms.
2. Maak de ruimtes aan.
3. Kies hoe deelnemers worden ingedeeld en start de groepjes.

Waarom is dit nuttig?

• Je groepsprogramma, workshop of masterclass krijgt werkvormen in kleine groepen, zoals oefenen in tweetallen of intervisie.
• Met de timer en het bericht naar alle ruimtes houd je de tijd in de hand zonder elke ruimte langs te gaan.
• Omdat je per ruimte kiest of je opneemt, blijven persoonlijke gesprekken in een groepje privé.

Community's: leden belonen met badges

Wat is er nieuw?

Je community kent nu automatisch badges toe als leden een mijlpaal halen of actief meedoen met posts, reacties en likes.

• Een lid kiest één badge die naast de naam staat in de feed, bij reacties en in de ledenlijst.
• In het nieuwe profieltabblad Badges zien leden hun badges en hoe ver ze zijn met de volgende.
• Leden krijgen een melding als ze een badge verdienen, en een 'bijna'-melding bij 80% van wat er nodig is.
• Je filtert de ledenlijst op badge en ziet hoeveel leden een badge hebben.
• Badges voor betrokkenheid worden elk kwartaal opnieuw berekend.

Welke badges zijn er?

Eenmalige badges:

• Group Admin: als een lid beheerder van de community wordt.
• Newbie: als een lid lid wordt.
• Founding Member: voor leden die er vanaf het begin bij zijn.

Badges voor betrokkenheid, elk kwartaal opnieuw:

• Always On: een aantal dagen achter elkaar posten, reageren of liken.
• Top Contributor: een aantal reacties plaatsen.
• Power User: een aantal posts plaatsen.
• Crowd Favourite: een aantal likes krijgen op je posts.

Hoe werkt het?

1. Ga naar Community → Instellingen → Badges (Community → Settings → Badges).
2. Zet de badges aan die je wilt gebruiken.
3. Stel per badge in wat een lid ervoor moet doen en welke badge het krijgt.
4. Het ontwerp van een badge maak of pas je aan via Lidmaatschappen → Certificaten (Memberships → Credentials).

Zet je een badge aan, dan krijgen leden die nu al aan de eis voldoen hem meteen.

Waarom is dit nuttig?

• Leden zien waar ze naartoe kunnen werken. Dat geeft ze een reden om terug te komen en mee te doen.
• Actieve leden worden zichtbaar voor de rest, en dat trekt stille leden over de streep.
• Jij hoeft niet zelf bij te houden wie er actief is om mensen te bedanken of uit te lichten.

Lidmaatschappen: zien waar cursisten afhaken in je video's

Let op: Videoanalyse staat in Labs. Dat zijn functies in testfase die je zelf aanzet via Labs in je account. Functies en schermen kunnen nog veranderen.

Wat is er nieuw?

Met Videoanalyse (Video analytics) zie je hoe cursisten je cursusvideo's bekijken en waar ze afhaken.

• Overzicht: weergaven, kijktijd, gemiddelde betrokkenheid en hoeveel mensen de video afkijken, vergeleken met de vorige periode.
• Per video: unieke kijkers, hoe vaak er wordt teruggekeken, hoeveel kijkers tot het eind komen en hoe lang ze blijven kijken.
• Heatmap: precies het moment waarop cursisten afhaken, doorspoelen of een stuk opnieuw bekijken.
• Kijkers: op welk apparaat en uit welk land of welke regio er gekeken wordt.
• In de lessen-editor: de cijfers van de laatste 30 dagen terwijl je een les bewerkt.
• Filteren en exporteren: op cursus en periode, zoeken op video en de cijfers exporteren.
• AI-inzichten met Course AI: aanbevelingen over waar kijkers afhaken en hoe je een video kunt verbeteren, onderbouwd met de cijfers.

Hoe werkt het?

1. Zet Video analytics aan via Labs in je account.
2. Ga naar Lidmaatschappen → Cursussen → Analyse → Videoanalyse (Memberships → Courses → Analytics → Video analytics).
3. Bekijk de cijfers over al je cursussen of kies één video.
4. Gebruik de heatmap en de cijfers per video om te zien welke les aandacht nodig heeft.

Waarom is dit nuttig?

Tot nu toe wist je alleen of iemand een video had bekeken. Nu zie je ook hoe: waar de aandacht wegzakt en welk stuk mensen opnieuw afspelen.

• Haken veel cursisten af op minuut 4, dan weet je welk stuk je inkort of opnieuw opneemt.
• Een stuk dat vaak opnieuw bekeken wordt, is vaak onduidelijk. Daar kun je een uitleg of werkblad bij zetten.
• Je ziet welke lessen goed lopen en welke aandacht nodig hebben, zonder losse tools.

Goed om te weten

• Let op: de AI-inzichten van Course AI zijn momenteel in een besloten bèta. Toegang vraag je aan bij support van Voluit Suite via [email protected]. Functies en schermen kunnen nog veranderen.
• De analyse werkt voor video's die je zelf in Cursussen hebt geüpload.
• Kijkgegevens op de computer zijn er vanaf 4 juli 2026, op mobiel vanaf 18 september 2026. Weergaven van daarvoor tellen niet mee.

Klantenportaal: cursussen en aanbiedingen verkopen via Ontdekken

Let op: Ontdekken staat in Labs. Dat zijn functies in testfase die je zelf aanzet via Labs in je account. Functies en schermen kunnen nog veranderen.

Wat is er nieuw?

Cursisten ontdekken en kopen nu nieuwe cursussen en aanbiedingen in het Klantenportaal (Client Portal). Het onderdeel Ontdekken (Discover) laat je cursussen, bundels en community's op één plek zien.

• Met de schakelaar Show in Discover (Tonen in Ontdekken) kies je welke cursussen en aanbiedingen zichtbaar zijn.
• Cursisten zien per cursus de afbeelding, prijs, beschrijving en tags. Aanbiedingen staan er als bundel.
• Ze zoeken en filteren op Gratis, Taal, Niveau en Onderwerp.
• Vanuit Ontdekken gaan ze direct naar de afrekenpagina.
• Je kunt Ontdekken instellen als startpagina van het Klantenportaal.

Hoe werkt het?

1. Zet Discovery of Course and Offers aan via Labs in je account.
2. Ga naar Klantenportaal → Instellingen → App-rechten (Client Portal → Settings → App permissions) en zet Discover aan.
3. Open bij een cursus het tabblad Prijzen (Pricing), of open een gepubliceerde aanbieding, en zet Show in Discover aan.
4. Stel eventueel Ontdekken in als startpagina voor je cursisten.

Waarom is dit nuttig?

Tot nu toe zagen cursisten in het portaal alleen de cursussen die ze al hadden. Voor een tweede aankoop moest jij ze zelf benaderen met een mail of post.

• Iemand die je basiscursus volgt, ziet je vervolgcursus of verdiepingstraject staan op de plek waar ze toch al inloggen.
• Je verkoopt aan mensen die je al kennen. Dat kost minder marketing dan nieuwe klanten vinden.
• Jij bepaalt wat er te zien is, dus een cursus in opbouw of een besloten traject blijft verborgen.

Klantenportaal: klanten boeken zelf diensten

Wat is er nieuw?

Klanten zoeken, boeken, verzetten en beheren nu dienstboekingen in het Klantenportaal. Je hoeft ze geen losse boekingslinks meer te sturen.

• Klanten bekijken je diensten, kiezen een datum en tijd en boeken zonder het portaal te verlaten.
• Hun gegevens zijn al ingevuld. Afhankelijk van je instellingen boeken ze één of meerdere diensten tegelijk.
• Ze verzetten of annuleren een boeking als je kalenderinstellingen dat toestaan.
• Meetings en dienstboekingen staan samen onder Afspraken (Appointments), verdeeld in Komend en Afgelopen.
• Jij kiest welke boekingspagina's van je diensten in het portaal zichtbaar zijn.

Hoe werkt het?

Stap 1: dienstboeking aanzetten

1. Ga naar Kalenders → Diensten → Boekingspagina's (Calendars → Services → Booking Pages).
2. Open de boekingspagina die je beschikbaar wilt maken.
3. Zet onder Klantenportaal (Client Portal) de optie Allow booking from client portal (Boeken via het klantenportaal toestaan) aan.
4. Klik op Save changes (Wijzigingen opslaan).

Stap 2: Afspraken aanzetten in het Klantenportaal

1. Ga naar Lidmaatschappen → Klantenportaal → Instellingen → App-rechten (Memberships → Client Portal → Settings → App Permissions).
2. Zet Appointments aan.
3. Klik op Save (Opslaan).

Waarom is dit nuttig?

• Je klant boekt de volgende sessie op dezelfde plek waar de cursus, community en bestanden staan.
• Je hoeft minder links te delen en bij te houden.
• Je klant ziet alle afspraken bij elkaar en verzet zelf, waardoor jij minder heen-en-weer-berichten krijgt.

Goed om te weten

Dienstboeking werkt in het nieuwe Klantenportaal.

Klantenportaal: je eigen portaal bouwen met AI (Vibe Coding)

Let op: Client App Builder staat in Labs. Dat zijn functies in testfase die je zelf aanzet via Labs in je account. Functies en schermen kunnen nog veranderen.

Wat is er nieuw?

Met Vibe Coding in Client App Builder bouw je een Klantenportaal naar eigen ontwerp door te beschrijven wat je wilt. Je hoeft niet te programmeren. Je bestaande leden, cursussen en community's blijven gekoppeld.

• Bouwen met prompts: je beschrijft je bedrijf en wat je wilt. De AI stelt vragen, zoekt ontwerpvoorbeelden en maakt werkende pagina's.
• Eigen ontwerp: je kiest een ontwerpstijl en voegt je eigen beelden toe.
• Alles gekoppeld: cursussen, community's, gedeelde bestanden, afspraken, accounts van leden en bestaande gegevens werken zonder externe koppelingen.
• Verder bouwen in gesprek: je past aan met prompts, krijgt voorstellen voor volgende stappen en maakt ontbrekende pagina's met één klik.
• Visueel bewerken: je klikt een onderdeel aan in het voorbeeld en beschrijft wat er moet veranderen.
• Beginpunt naar keuze: vanaf nul of vanuit je bestaande Klantenportaal.
• Eigen domein: je publiceert op je eigen adres en koppelt tot 10 domeinen.
• Donkere modus: de bouwer zelf in licht, donker of systeemthema, zonder dat je portaal verandert.

Hoe werkt het?

1. Zet Client App Builder aan via Labs in je account.
2. Open Client App Builder en kies voor een webomgeving.
3. Beschrijf je bedrijf, je doelgroep en het portaal dat je wilt.
4. Kies een ontwerpstijl en voeg je beelden toe.
5. Bekijk de pagina's en verfijn ze met prompts of door onderdelen aan te klikken.
6. Publiceer je portaal en koppel eventueel je eigen domein.

Waarom is dit nuttig?

Tot nu toe zat je vast aan de vaste opmaak van het Klantenportaal, of je moest een ontwikkelaar inhuren. Nu ziet je portaal eruit als jouw merk, terwijl leden hun cursussen volgen, meedoen in de community en hun account beheren.

Goed om te weten

Op de planning staan kant-en-klare sjablonen per branche, MCP-ondersteuning en sneller genereren.

Klantenportaal: gegevens van leden ophalen in je portaal met aangepaste objecten

Let op: Client App Builder staat in Labs. Dat zijn functies in testfase die je zelf aanzet via Labs in je account. Functies en schermen kunnen nog veranderen.

Wat is er nieuw?

Met Aangepaste objecten (Custom Objects) in Client App Builder laat je leden in je portaal gegevens invullen, records aanmaken en met die gegevens werken. Alles komt in je CRM in Voluit Suite.

• Objecten maken met AI: je beschrijft welke informatie leden moeten aanleveren. De AI ontwerpt de objecten, velden, keuzelijsten en verbanden.
• Direct in je CRM: wat leden invullen, komt als record van een aangepast object in je account.
• Eerst controleren: je ziet de opzet, voorbeeldrecords en rechten voordat er iets wordt aangemaakt.
• Pagina's voor leden: er komen pagina's in het portaal waar leden records bekijken en toevoegen, zoals aanvragen of inschrijvingen.
• Wie ziet wat: leden zien hun eigen records, die van hun bedrijf, of alle records zonder ze te kunnen bewerken.
• Betalen: met een gekoppelde betaalprovider kunnen leden via een factuur in Voluit Suite betalen vanuit een record.
• Grenzen: tot 3 objecten per verzoek, bestaande objecten hergebruiken, en maximaal 10 aangepaste objecten per account.

Hoe werkt het?

1. Zet Client App Builder aan via Labs in je account.
2. Open Client App Builder en bouw of bewerk je Klantenportaal.
3. Beschrijf wat leden moeten invullen, bijvoorbeeld: 'Laat leden een 1-op-1 coachsessie aanvragen.'
4. Bevestig dat je aangepaste objecten in je CRM wilt gebruiken.
5. Controleer de voorgestelde objecten, velden, verbanden en zichtbaarheid.
6. Keur het plan goed. De AI maakt de objecten en de pagina's in het portaal.

De nieuwe objecten vind je daarna in je CRM.

Waarom is dit nuttig?

• Een aanvraag voor een 1-op-1 traject, een intake of een huiswerkopdracht komt in je CRM terecht zonder losse formulierentool of koppeling.
• Je leden doen het op de plek waar ze al inloggen.
• Je ziet elke wijziging vooraf, dus er verschijnt niets in je CRM wat je niet hebt goedgekeurd.

Goed om te weten

Aangepaste objecten werken in webportalen, in Vibe Coding en in mobiele apps die je met Client App Builder maakt.

Klantenportaal: je eigen Android-app bouwen met AI

Let op: Client App Builder staat in Labs. Dat zijn functies in testfase die je zelf aanzet via Labs in je account. Functies en schermen kunnen nog veranderen.

Wat is er nieuw?

Met Client App Builder bouw je een Android-app in je eigen huisstijl door te beschrijven wat je wilt. De app is gekoppeld aan je Klantenportaal.

• App maken met AI: je beschrijft je bedrijf en de app die je wilt. De AI maakt de schermen, het ontwerp en de functies.
• Jouw merk: je kiest een ontwerpstijl en een merkbord uit Merkborden (Brand Boards) voor je logo, kleuren en beelden.
• Alles gekoppeld: cursussen, community's, bestanden, afspraken en accounts van leden komen in de app.
• Inloggen geregeld: inloggen, registreren en onboarding met een toegangscode zitten erin.
• Verder bouwen in gesprek: je past aan met prompts zonder je ontwerp kwijt te raken.
• Functies van de telefoon: camera en foto's, en aangepaste objecten om records vanuit de app te beheren.
• Voorbeeld op een telefoon: je ziet hoe de app eruitziet en werkt voordat je publiceert.
• Android-app publiceren: je maakt een installeerbaar APK-bestand vanuit de bouwer en ziet de voortgang en eventuele fouten.

Hoe werkt het?

1. Zet Client App Builder aan via Labs in je account.
2. Open de bouwer en kies Mobile als type app.
3. Beschrijf je app: je bedrijf, je doelgroep en de functies die je wilt.
4. Kies een ontwerpstijl en een merkbord.
5. Bekijk de app, verfijn hem met prompts en pas hem aan.
6. Klik op Publish (Publiceren) om je Android-app te maken.

Waarom is dit nuttig?

• Je leden openen je cursussen, community en afspraken in een app met jouw naam en logo.
• Je hebt geen ontwikkelaar nodig om van idee naar installeerbare app te gaan.

Goed om te weten

• Voorlopig kun je alleen Android-apps publiceren.
• Op de planning staan publiceren voor iOS, sjablonen voor apps, MCP-koppelingen en sneller genereren.

Kalenders: eigen afspraakstatussen

Let op: Custom Appointment Statuses staat in Labs. Dat zijn functies in testfase die je zelf aanzet via Labs in je account. Functies en schermen kunnen nog veranderen.

Wat is er nieuw?

Je geeft elke fase van een afspraak nu een eigen naam, zoals Intake ontvangen, Wacht op documenten of Klaar voor sessie. Je zit niet meer vast aan zes vaste statussen.

Elke eigen status valt onder één van zes vaste toestanden: Pending, Active, Completed, No show, Cancelled en Invalid. Die toestand bepaalt wat er gebeurt met het tijdslot, gekoppelde kalenders en meldingen.

• Statuspagina: op de nieuwe pagina Appointment status voeg je statussen toe, hernoem, sorteer, archiveer en herstel je ze per toestand.
• Tijdsloten blijven kloppen: Pending en Active houden het tijdslot bezet. Completed, No show, Cancelled en Invalid geven het vrij. Wissel je tussen twee statussen in dezelfde toestand, dan verandert alleen het label. Er gaat geen melding uit en je kalender verandert niet.
• Je huidige statussen gaan mee: Unconfirmed, Confirmed, Showed, No Show, Cancelled en Invalid worden de standaardstatussen. Bestaande afspraken, workflows en kalenderinstellingen blijven werken.
• Veilig archiveren: een gearchiveerde status kies je niet meer bij nieuwe afspraken. Afspraken die hem al hebben, houden hem. Je ziet vooraf wat het effect is, ook op workflows. Herstellen kan via Archived.
• Overal te kiezen: in het venster voor een nieuwe afspraak, in de details van een afspraak en in de lijstweergave. De keuzelijst is per toestand gegroepeerd en doorzoekbaar.
• Per deelnemer bij groepslessen: bij kalenders voor groepsboekingen geef je elke deelnemer een eigen status.
• In workflows: triggers, acties en filters tonen je eigen statussen. Hernoem je een status, dan past hij zich in je workflows aan.

Hoe werkt het?

1. Zet Custom Appointment Statuses aan via Labs in je account.
2. Ga naar Kalenders → Kalenderinstellingen → Voorkeuren → Afspraakstatus (Calendars → Calendar Settings → Preferences → Appointment status).
3. Open een toestand, klik op New status (Nieuwe status), typ een naam en maak hem aan. Sleep om de volgorde te veranderen of klik op het potlood om te hernoemen.
4. Archiveren doe je met het archiefpictogram: bekijk het effect, vink het vakje aan en klik op Archive (Archiveren).
5. Kies de status bij een afspraak in het afspraakvenster, de afspraakdetails of de lijstweergave.

Waarom is dit nuttig?

• Je volgt fases als Intakeformulier ontvangen of Voorbereiding gedaan in je kalender, in plaats van in notities of een pijplijn.
• Je workflow reageert op precies de fase die telt. Zet je een afspraak op Intake ontvangen, dan kan er automatisch een voorbereidingsmail uitgaan.
• Je planning loopt geen risico: hernoemen of toevoegen zorgt nooit voor een dubbele boeking of een onverwacht bericht.

Goed om te weten

Dezelfde statussen komen binnenkort ook naar Diensten en Verhuur.

Kalenders: kalenderweergave instellen, exporteren en kleuren per medewerker

Wat is er nieuw?

Je bepaalt nu zelf hoe je kalenderweergave eruitziet. Beschikbaarheid, boekingsregels en wat klanten op je boekingspagina zien, veranderen niet.

• Instellingen bij elkaar: via het menu met drie puntjes (⋮) naast Manage view open je Calendar view settings (Instellingen kalenderweergave). Je keuzes blijven bewaard.
• Tijdzone: je ziet tijden in de tijdzone die je kiest, ook in e-mails over je afspraken. Die instelling geldt alleen voor jou. De instelling 'View in timezone' is hierheen verplaatst. Een eerder gekozen tijdzone gaat automatisch mee.
• Raster: kies blokken van 15, 30 of 60 minuten in de dag- en weekweergave.
• Buiten werktijd grijs: uren buiten het rooster van een medewerker worden gearceerd.
• Lege rijen en kolommen verbergen: je ziet alleen wie of wat er geboekt is.
• Buffertijd tonen: je ziet de buffer voor en na een afspraak.
• Kleuren per medewerker: beheerders krijgen het tabblad Staff colours om per medewerker een kleur te kiezen.
• Kleuren per kalender, dienst of medewerker: je kiest welke kleur een afspraak vult. De andere kleur staat in de bredere strook links.
• Exporteren: via hetzelfde menu kies je Export to PDF of Export to CSV. Je exporteert precies wat je ziet, met dezelfde filters en periode.

Waarom is dit nuttig?

• Je ziet je week zoals jij hem wilt lezen, zonder in de kalenderinstellingen te duiken.
• Omdat tijd buiten je rooster grijs is, lijkt die nooit boekbaar.
• Met een PDF of CSV deel je je planning met een assistent of werk je de gegevens verder uit in een spreadsheet.

Kalenders: producten verkopen bij een dienstafspraak

Wat is er nieuw?

Je voegt nu producten toe aan een dienstafspraak, bijvoorbeeld een werkboek of kaartenset bij een sessie. Diensten, producten, betaling en voorraad staan dan bij elkaar, met één totaalbedrag.

• Kies een product of variant uit je catalogus als je een afspraak maakt of bewerkt.
• Stel het aantal in en pas eventueel de prijs aan voor deze afspraak. De prijs in je catalogus blijft hetzelfde.
• Producten staan naast diensten in de afspraakdetails en in het tabblad Betalingen (Payments). Verander je iets na een betaling, dan zie je of er nog betaald moet worden of terugbetaald.
• Bij producten met voorraadbeheer gaat de voorraad automatisch omlaag of omhoog. Is er te weinig, dan krijg je een melding.

Hoe werkt het?

1. Open het venster van een nieuwe of bestaande dienstafspraak en klik op + Add product (Product toevoegen).
2. Kies het product en pas het aantal of de prijs aan. Het totaal rekent mee.
3. Sla op en bekijk het overzicht in het tabblad Betalingen.

Waarom is dit nuttig?

• Je verkoopt een sessie en een product in één keer, zonder aparte bestelling.
• Het totaal en de betaalstatus kloppen met wat de klant echt koopt.
• In oude afspraken zie je altijd wat er verkocht is, ook als je catalogus later verandert.

Goed om te weten

• Producten maak en beheer je in Betalingen → Producten (Payments → Products).
• Producten voeg je alleen zelf toe in Voluit Suite. Op de boekingspagina voor klanten staan ze niet.

Kalenders: Verhuur krijgt extra opties, verplichte toeslagen en aanbetalingen

Verhuur (Rentals) is het onderdeel om ruimtes, spullen of accommodaties te verhuren. Drie updates in het kort.

Extra opties (Add-ons)

• Klanten kiezen bij een boeking extra's, zoals een beamer, catering of een verzekering. Het totaal rekent direct mee en elke extra staat als regel op de factuur.
• Je maakt extra opties één keer aan in Kalenders → Kalenderinstellingen → Verhuur → Add-ons, met naam, beschrijving, afbeelding, prijs, maximaal aantal en btw.
• Prijs als vast bedrag (per boeking of per uur, dag, week of maand) of als percentage van de huurprijs.
• Koppel een extra optie aan meerdere vermeldingen tegelijk, of via het tabblad Add-ons van een vermelding (Listing).
• Met Hide from booking page (Verbergen op boekingspagina) voeg alleen jij een optie toe.

Verplichte toeslagen (Additional fees)

• Toeslagen die bij elke boeking van een vermelding horen, zoals schoonmaakkosten of servicekosten.
• Je maakt ze aan in Kalenders → Kalenderinstellingen → Verhuur → Additional fees, als vast bedrag of percentage, per boeking of per boekingseenheid.
• Koppelen doe je in het tabblad Inventory & pricing (Voorraad en prijzen) van een vermelding. Daar pas je ook het bedrag aan voor één vermelding.
• Btw stel je per toeslag in via Configure tax. Die staat als aparte regel op de factuur.
• Klanten zien de toeslagen al in het eerste totaal op de boekingspagina.

Aanbetaling nu, rest later (Partial Payments)

• Klanten betalen bij het boeken een percentage (1 tot 99%) en de rest een aantal dagen voor de huur begint.
• Bij het afrekenen zien ze wat ze vandaag betalen en wanneer de rest volgt. Het restbedrag kan automatisch van dezelfde kaart worden afgeschreven.
• Een borg int je bij de aanbetaling, bij het restbedrag of je bewaart de kaart.
• Boekt iemand zo laat dat de vervaldatum al voorbij is, dan betaalt die alles in één keer.
• Bij de boeking zie je per betaling de datum, het bedrag en de status, bijvoorbeeld 'Betaling 1 van 2 · Betaald'. Handmatig innen kan altijd via Actions → Collect Payment.
• Verander je het bedrag of de datums, dan past het schema zich aan.
• Aanzetten: Kalenders → Kalenderinstellingen → Verhuur → Algemene instellingen → Betaalinstellingen (Calendars → Calendar settings → Rentals → Global settings → Payment settings). Zet Require Payment at Booking aan en daarna Enable partial Payments. Dit geldt voor nieuwe boekingen.

Waarom is dit nuttig?

Verhuur je een praktijkruimte, retreatlocatie of trainingszaal, dan reken je extra's en vaste kosten af in de boeking zelf. Met een aanbetaling durven klanten sneller te boeken, en het restbedrag komt automatisch binnen zonder dat jij erachteraan hoeft.